يتميز الحاسب بقدرته على حفظ و استرجاع البيانات و كذلك إجراء العمليات الحسابية المعقدة و يمكن الاستفادة من هذه الميزات في تيسير الأعمال الإدارية و كذلك تخفيف الأعباء عن الموظف في مكتبة و فيما يلي استعراض لبعض التطبيقات المتعلقة بالأعمال و الإدارة 

اولاَ / معالجة النصوص  ( Word Processing ) 

تُعد برمجيات معالجة النصوص التطبيق الأكثر استخداماً في الأتمتة المكتبية، كما أن أغلب، إن لم تكن كل، مؤسسات الإدارة الانتخابية تستخدمها في أعمالها اليومية. 

بنهاية القرن العشرين، حلت معالجات النصوص على أجهزة الحاسوب الشخصية محل أغلب الآلات الكاتبة عالمياً، باستثناء الأماكن المحرومة من البنية التحتية الأساسية لمصادر الطاقة. 

يمكِّن معالج النصوص المستخدم من إنشاء والتحكم في الوثيقة وعرضها على الشاشة وتخزينها واستعادتها إلكترونياً وطباعتها. 

على العكس من الآلات الكاتبة، فإن معالج النصوص يجعل من الممكن تصحيح النصوص وتغييرها إلى جانب تبادل النصوص بين مختلف الوثائق دون إعادة كتابتها. كما أن الإيضاحات كالمخططات البيانية والرسوم والأشكال والصور والأحرف الخاصة يمكن إدماجها في النصوص بسهولة، إن لزم الأمر. أما عمليات التحرير كتصحيح الأخطاء الإملائية أو تحريك وحذف ونقل وإدخال نصوص، فمن السهل إجراؤها. 

هذه المميزات تجعل من معالج النصوص أداة قوية للأتمتة المكتبية، لأنها تستطيع أن تقلل من الوقت اللازم لإعداد وثيقة جديدة أو إعادة العمل في أخرى قديمة. 

كذلك يسهل جداً طباعة هذه الوثائق إن كان الحاسوب متصلاً بطابعة إما مباشرةً أو من خلال شبكة.

مميزات معالج النصوص 

 تتضمن كل برمجيات معالجة النصوص مجموعة من الخصائص الأساسية: 

• تقوم وظيفة الإدارج بإدخال نص أو شكل جديد في أي مكان بالوثيقة.
• تقوم وظيفة النسخ بإنشاء نسخة مزدوجة من أجزاء معينة من الوثيقة.
• تقوم وظيفة الحذف بمسح أحرف أو كلمات أو أسطر أو صفحات أو أشكال.
• تقوم وظيفة اللصق بإدراج المادة التي أُزيلت أو نُسخت من أجزاء أخرى من الوثيقة.
• تقوم وظيفة التنسيق بتصميم الوثيقة من خلال تحديد الصفحة والهامش وحجم علامة التبويب، وتطبيق ملامح شكلية خاصة كنوع ولون الخط، الخط العريض، الخط المائل، وضع خط أسفل النص والإبراز.
• تقوم وظيفة البحث والاستبدال بالبحث عن أحرف أو كلمات أو عبارات معينة في الوثيقة واستبدالها بأخرى.
• تقوم وظيفة العمود والجدول بإنشاء والتحكم في وتنسيق الأعمدة والجداول.
• تقوم وظيفة دمج البريد بإنشاء خطابات ووثائق مصممة وفقاً لقائمة المتلقين والتي تكون مدرجة في جدول أو قاعدة بيانات.
• تقوم وظيفة إدارة الملفات بتخزين والدخول إلى وتحريك وحذف ملفات الحاسوب.
• تقوم وظيفة الطباعة بعمل نسخة ورقية من ملف حاسوب تم تخزينه إلكترونياً. 

بالإضافة إلى هذه الميزات الأساسية، تستطيع أغلب برمجيات معالجة النصوص إجراء التدقيق الإملائي، وإدراج رأس/تذييل الصفحة، الحواشي وإنشاء قائمة بالمحتويات والفهرس والإسنادات الترافقية. 

كما أن أغلب برمجيات معالجة النصوص توفر مجموعة محدودة من الأدوات لإنشاء الرسوم التوضيحية. هذه الرسوم التوضيحية قد يتم استيرادها من برنامج مختلف وإدراجها في الوثيقة. 

نظراً إلى أن برمجيات معالجة النصوص تمكن من حفظ الوثائق كملفات حاسوب، فمن الممكن حفظ عدة نسخ من الوثيقة الواحدة والاطلاع عليها لأغراض المقارنة. وفيما يخص الوثائق المراد التشارك فيها وقيام عدة أشخاص بتحريرها، فهناك وظيفة التتبع التي تسمح لعدة مستخدمين بإدخال التغييرات والتعليقات. 

وتستمر قائمة مميزات برمجيات معالجة النصوص في النمو بينما يتم تحديث البرمجيات القائمة وإصدار برمجيات جديدة. 







ثانياَ / الجداول الحسابية ( Spreadsheets )  

هو أحد برامج الجداول الإلكترونية الشائعة والمصممة للعمل على الكمبيوتر الشخصي، وملفات الإكسيل عبارة عن دفاتر تتكون من أوراق عمل Worksheet, كل منها مقسم لأعمدة Columns وصفوف Rows وخلايا Cells نتيجة تقاطع الأعمدة والصفوف. كل دفتر –افتراضياً- يحتوي على ثلاث أوراق عمل وتستطيع أن تضيف أوراق عمل أخرى، ويستخدم الإكسيل في إجراء العمليات الحسابية وحفظ المعلومات في جداول. ويمدنا برنامج الإكسيل بالعديد من الدوال Function التي تساعد في تنفيذ العمليات الحسابية وغيرها، كما يمدنا بصور مختلفة من الرسوم البيانية Chart التي تساعدنا في تمثيل البيانات بيانياً، والاسم الافتراضي لدفتر الإكسيل "Book1" حتى يتم حفظه وتحديد اسم آخر. الإكسيل هو أحد برامج الجداول الحسابية التي تسمح للمستخدم بإنشاء دفتر يستخدم في إدخال البيانات ليتم حفظها في ملفات مع امكانية نسخ ونقل البيانات، وإعداد الدفتر للطباعة.. وقد تم إعداد الدوال لتسمح للمستخدم بإنشاء وتعديل المعادلات، الخلية يمكن أن تحتوي على نصوص أو أرقام أو معادلات، وتتغير نتيجة المعادلات تبعا لتغير محتوي الخلايا التي تدخل في حسابها آليا. استخدام برنامج الجداول الحسابية 

"Excel" 1- الأعمال التي تتضمن عمليات حسابية.
2- تنفيذ العمليات الحسابية بسهولة مع إمكانية التعديل آليا بمجرد تغيير القيم المستخدمة في حسابها.
 3- تمثيل البيانات في صورة رسم بيانى بتنسيقات مختلفة، حيث يتم تعديلها أيضا بمجرد تغيير القيم المدخلة في حسابها.

لفتح برنامج الإكسيل:
 (1) اضغط زر "أبدأ" Start في شريط المهام.
(2) من قائمة "البرامج" Programs All ،  اختر Microsoft Excel . 


ثالثاَ / البريد الإلكتروني ( E-Mail ) 

هو وسيلة لتبادل رسائل رقمية عبر الإنترنت أو غيرها من شبكات حاسوبية.

في بداياته كان التراسل بالبريد يتوجب دخول كلا من الراسل و المرسل إليه إلى الشبكة في الوقت ذاته لتنتقل الرسالة بينهما آنيا كما هو الحال في محادثات التراسل اللحظي المعروفة اليوم، إلا أن البريد الإلكتروني لاحقا أصبح مبنيا على مبدأ التخزين و التمرير، حيث تُحفظ الرسائل الواردة في صناديق بريد المستخدمين ليطلعوا عليها في الوقت الذي يشاؤون.

مميزات البريد الألكتروني : 

1. إمكانية إرسال رسالة إلى عدة متلقين.
2. إرسال رسالة تتضمن نصا صوتيا أو فيديو والصور والخرائط.
3. السرعة في إرسال الرسائل حيث لا تستغرق إرسال الرسالة بضع ثوانٍ فقط لكي تصل إلى المرسل إليه وفي حال عدم وصول الرسالة فإن البرنامج يحيط المرسل علما بذلك.
4. يمكن للمستخدم أن يستخرج الرسائل من صندوق البريد عن طريق برنامج البريد الذي يمكن المستخدم من مشاهدة الرسائل وبناء على رغبته إذا شاء أن يرسل جوابا لأي منها وعندما يبدأ طلب بريد الإلكتروني يتم إخبار المستعمل بوجود رسائل بالانتظار في صندوق البريد عن طريق عرض سطر واحد لكل رسالة بالبريد الإلكتروني قد وصلت السطر يعطي اسم المرسل ووقت وصول الرسالة وطول الرسالة في القائمة.
5. يمكن للمستخدم أن يختار رسالة من الموجز ونظام البريد الإلكتروني يعرض محتوياتها وبعد مشاهدة الرسالة على المستخدم أن يختار العملية التي يرغب فيها فإما أن يرد على المرسل أو يترك الرسالة في صندوق البريد لمشاهدتها ثانية عند الحاجة أو يحتفظ بنسخة عن الرسالة في ملف أو التخلص من الرسالة بإلغائها.

 رابعاَ /    البريد الصوتي  ( Voice Mail )

هو طريقة مبتكرة لإرسال واستقبال الرسائل الصوتية عن طريق صندوق البريد الصوتي المشفر بطريقة مأمونة، حتى يتسنى لك من خلال جهاز الهاتف الشخصي الاستفادة من خدمة جهاز الرد الآلي ومزيد من المزايا الأخرى . وهو أيضا... هي خدمة تتيح للعميل إمكانية الرد الآلي (البريد الصوتي) ليتسنى للمتصل ترك رسالة في حالة عدم تواجد المتصل به أو انشغال خط هاتفه

 خامساَ / الفاكس  ( Fax )

هو اختصار لكلمة فاكسيملي (بالاتينية:)facsimile وهو جهاز يعمل عن طريق تقنية الإتصالات ويقوم بإرسال نسخ طبق الأصل من الوثائق المراد إرسالها إلى الطرف الآخر. يستخدم الناسوخ لبث واستقبال الصور. ولهذا، فإن النواسيخ تشبه آلات النسخ (التصوير) الصغيرة. غير أنها إما أن تكون مزودة بهاتف أو متصلة به. ولإرسال وثيقة معينة، ما على المُرسل إلا أن يضعها في الآلة، ويدير رقم الناسوخ الخاص بالمرسَل إليه، وبمجرد أن يتم الاتصال تتحرك الأداة الفاحصة الإلكترونية في جهاز الإرسال فوق الصفحة وتُحول الصورة إلى مجموعة من الإشارات الكهربائية. وتنتقل هذه الإشارات عبر خط الهاتف إلى الناسوخ "الفاكس "المتلقي. وتعيد تلك الآلة الإشارات الكهربائية مرة أخرى إلى صورة من الوثيقة الأصلية ثم تطبع نسخة منها. يستخدم بعض رجال الأعمال نواسيخ صغيرة توضع فوق المكتب، أو أنواعًا أخرى تُحمل باليد في المسكن، أو عندما يسافرون. ويمكن أيضًا استخدام الحاسوب الشخصي لإرسال وتلقي الوثائق إذا كانت هذه الأجهزة مزودة بدائرة كهربائية خاصة تسمى لوحة التشغيل.


سادسا / الرسائل المباشرة  ( Instant messaging )


 وهو نوع من خدمات الاتصالات التي تمكنك من خلق نوع من خاصة غرف الدردشة مع شخص آخر من أجل التواصل في الوقت الحقيقي عبر الإنترنت ، لاتصال هاتفي ولكن باستخدام النص القائم، لا على أساس صوت والاتصالات . عادة، ونظام الرسائل الفورية ينبهك كلما شخص ما في القائمة الخاصة بك الخاصة على الانترنت. ثم يمكنك بدء جلسة دردشة مع هذا الفرد بالذات.


سابعا / قواعد البيانات  ( Database ) 
تجد الموضوع في صفحة قواعد البيانات في اعلى الصفحة   .. 


ثامناَ /  التنظيم الإلكتروني للأعمال و المواعيد . 

استخدام برمجيات الحاسب في تنظيم وجدولة المواعيد وإرسال رسائل تذكير قبل الموعد بساعات أو أيام

تاسعا / المؤتمرات الصويتة 

تمكن هذه التقنية مجموعة كبيرة من الموظفين في أماكن جغرافية متباعدة من إجراء محادثات جماعية عن طريق استخدام تقنيات الاتصال الحديثة. 

عاشراَ / المؤتمرات المرئية 

عقد المؤتمرات عن بعد بالصوت والصورة 


احدى عشر / أجهزة الصرف الآلي   ( ATM ) 
تستخدم هذه النظم في الأعمال المصرفية ولدى الهيئات المالية والمكاتب الاستشارية المالية في أعمال نقل الودائع وحسابات القروض ونقل المبالغ من حساب مصرفي لآخر